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Nos habíamos acostumbrado a que todas las innovaciones tecnológicas (los primeros ordenadores, los móviles, Internet, el correo electrónico…) nacían inicialmente en la empresa y luego su uso se iba trasladando también al ámbito privado.

 
Ahora está ocurriendo todo lo contrario. Nuestros empleados disponen de smartphones, tabletas, ordenadores…Mucho más modernos e innovadores que los que les proporciona su empresa. Pero más allá de los dispositivos, nuevas formas y canales de comunicación relacionados con temas profesionales están apareciendo primero fuera de las propias organizaciones, como es el caso de las Redes Sociales Profesionales, permitiendo que empleados, colaboradores… se comuniquen, relacionen, intercambien experiencias, ideas y opiniones.

 
Y ahora, a la inversa de lo que estábamos acostumbrados, queremos aprovechar internamente lo que de forma espontánea y natural se está produciendo fuera y trasladar el potencial de las redes sociales hacia el interior de nuestras empresas con herramientas internas.

 
Medios no nos faltan, ya que en el mercado han aparecido multitud de plataformas o software sociales para implementar de forma corporativa en las empresas, y el cloud computing pone las cosas mucho más fáciles. Todas ellas ofrecen potentes funciones como en las redes abiertas: integrar perfiles, grupos, directorios, blogs internos, compartir hojas de cálculo, wikis, herramientas de colaboración y comunicación en tiempo real…

 
Prestaciones realmente excelentes para facilitar la interacción entre los miembros de una misma compañía, que ayudan a fomentar las relaciones y la colaboración, facilitan que fluya el conocimiento y se aproveche la inteligencia colectiva.

 
Hay además estudios documentados que demuestran ya los importantes beneficios de una Red Social Corporativa (McKinsey “The rise of networked Enterprise: web 2.0 finds its payday”)

 
Por tanto, no es de extrañar que cada vez, más empresas viendo dicho potencial se planteen seriamente implementar una red social de uso exclusivo y privado para todos sus empleados. Pero no hay que caer en el error de pensar que si nuestros empleados usan ya las redes sociales fuera, también lo harán internamente, ni tampoco que se trata sólo de integrar un potente software social interno y esperar sin más que nuestra gente lo utilice. Es un cambio organizacional, una nueva forma interna de trabajar, comunicarnos y relacionarnos que hay que acompañar e impulsar.

 

¿Cuándo tiene realmente éxito una Red Social Corporativa para empleados?

1. Cuando la visión de sus beneficios parte de la Dirección General.

2. Cuando dicha visión es compartida sin miedo y valentía por el resto de Directivos.

3. Cuando dichos Directivos saben trasladar su apoyo y prioridad a los Mandos Intermedios.

4. Cuando se comunica y se hace partícipe a los usuarios de los objetivos de la iniciativa y de las ventajas reales que supondrá para ellos la nueva plataforma en su trabajo.

5. Cuando IT se involucra, lo apoya, aporta su know how en lugar de verlo como una pérdida de poder.

6. Cuando se elige una plataforma adecuada a los objetivos concretos y necesidades de la compañía. Hay que saber elegir la mejor herramienta y no pensar que el proyecto es sólo un tema de comprar licencias.

7. Cuando dicha plataforma es tan fácil de usar que resulta intuitiva y genera una experiencia de uso agradable, simple y muy visual.

8. Cuando se planifica la implementación, se impulsa y se dinamiza la participación de los usuarios.

9. Cuando se implementa sin imponerla y se apoya a los usuarios con paciencia para que pierdan el miedo, se familiaricen y aprendan sin presiones.

10. Cuando no se cae en el error de pensar que espontáneamente los usuarios empezarán a utilizar la herramienta, compartir información y a trabajar colaborativamente de forma automática.

11. Cuando se realizan y dinamizan acciones que fomentan la participación, la colaboración y ayudan a romper la barreras iniciales.

12. Cuando se miden los resultados de la implementación (nivel de participación, lecturas, aportaciones, comentarios, interacciones etc… ) y en base a los mismos actuamos y reactivamos la participación.

13. Cuando se aborda el proyecto de forma planificada y se inicia en grupos piloto para aprender, experimentar y detectar los frenos y oportunidades.

14. Cuando se aplica el know how aprendido y se extiende paulatinamente la implementación a toda la organización.

15. Cuando los usuarios consiguen con la nueva plataforma mejorar aspectos de su trabajo y conseguir cosas que con el mail o medios tradicionales no podían.

16. Cuando se trasladan a la plataforma proyectos concretos, prioritarios para la compañía y de valor para el día a día del empleado, de los equipos y de la empresa.

17. Cuando los Directivos también participan de forma activa y comparten, intercambian ideas, aportan sugerencias…con transparencia como el resto de usuarios.

18. Cuando los empleados ven reconocidas sus aportaciones por parte de los Mandos Directivos (con menciones, agradecimientos, reconocimiento del talento…)

19. Cuando se comparte contenido de interés y se genera una buena biblioteca útil para todos.

20. Cuando además de asuntos de trabajo se comparten también temas más personales o emocionales, ya que se humanizan las relaciones y se consolidan los equipos.

Mi agradecimiento a todos mis compañeros de Íncipy por ayudarme a seleccionar estos 20 consejos, en base a nuestro día a día apoyando e impulsando Redes Sociales Corporativas.

Una lista abierta a todas vuestras aportaciones y sugerencias. ¿Nos ayudáis a ampliarla?

 

Mireia Ranera

 

Es una suerte contar en España con Altos Directivos de relevancia, con una prestigiosa y reconocida carrera profesional, responsables del futuro de importantes empresas. Les admiro por su tesón y valor lidiando, en estos momentos de difícil situación económica, por dirigir y mantener a sus compañías, tomando decisiones drásticas y complicadas.

 

Sin embargo, me resulta paradójico que muchos nieguen aún la evidencia de los cambios que se están produciendo con las Redes Sociales. Las Redes no van a solucionarnos de repente los problemas, pero considero que todo Directivo como líder de una organización debería:

- Conocer cómo está cambiando la forma de relacionarse, comunicar, fidelizar y retener… a clientes y empleados.

- Descubrir las oportunidades que el nuevo escenario puede aportarle para diferenciarse y aportar un valor diferencial en su empresa.

Para ello es importante tener una visión abierta hacia las mismas y probarlas. Sólo así se puede ver y decidir su potencial. Algunos consejos:

1. Si lideras una empresa, un negocio, un equipo… no puedes decir NO a las Redes Sociales.

2. No pongas como excusa la falta de tiempo. Velar por el futuro de tu organización y estar al día de nuevas oportunidades pasa por dedicarle un tiempo determinado a las Redes Sociales.

3. Ni miedo, ni vergüenza. Aprovecha ahora que todos estamos aprendiendo. En unos meses puede que tu desconocimiento te deje en evidencia.

4. Empieza poco a poco, sin querer abordarlo todo. Comprométete con un plan personal sencillo que no te agobie y que puedas cumplir. Por ejemplo, un tiempo determinado al día o a la semana…. 1er mes: empezar en una red concreta; 2º mes: ampliar tu presencia en una nueva….

5. Busca ayuda para iniciarte. Estar en las Redes Sociales requiere tener claros algunos principios básicos de protocolos, reglas, vocabulario, y plataformas para gestionarlas. Ahorrarás   muchas horas si te dejas acompañar al principio por expertos que tengan experiencia en las mismas.

6. Gestiona tú mismo tu participación y presencia en Redes Sociales. Puedes delegar aspectos relativos a medir tu presencia, selección de temas que más te interesan y se producen a lo largo del día en las redes en las que estás presente, pero no delegues nunca tus mensajes, tus opiniones, tus respuestas…

7. La única manera para aprender es estando en las Redes, observando, siguiendo a las personas que consideres referentes, a tu competencia… y seleccionando los grupos que más te interesen. Es como aprender inglés, nadie lo puede hacer por ti.

8. Impulsa el interés y la apertura por el tema en tu compañía. Si quieres retener a tu talento, no niegues las Redes Sociales y muestra tu apoyo hacia esta nueva realidad. En lugar de prohibir, promueve iniciativas para guiar y formar a tus equipos.

9. Pide a tus colaboradores que se informen, investiguen qué hacen otras empresas, que se formen y te planteen cómo las Redes Sociales pueden ayudar al negocio en las diversas áreas de tu organización.

10. No desaproveches las Redes Sociales como tu mejor aliado para mantenerte al día, permanentemente informado, enriquecer tu visión de líder y anticiparte a los cambios.

 

Hay grandes directivos españoles que ya lo están haciendo, y muy bien:

• José María Alvarez Pallete. CEO de Telefónica Latino-América. @JMALVPAL

• Marcos de Quinto. Presidente de Coca-Cola. @marcosdequinto

• Juanjo Azcárate. CEO de CCC. @juanjoazcarate

• Carina Szpilka. CEO ING. @carinaszpilka

• Pedro J Ramirez. CEO de El Mundo. @pedroj_ramirez

• Carlos Domingo. CEO of Telefónica I+D. @carlosdomingo

• Bernardo Hernandez. Director Mundial de Marketing de Google. @BernieHernie

• José Luis Sáenz. Presidente de la Federación Española de Baloncesto. @JLSaezFeb

• Eduardo Fernández. VP and Managing Director, Spain & Mediterranean en RIM. @efernandez

• Martin Varsavsky. Fundador y CEO de Fon. @martinvars

Las Redes Sociales pueden reforzar tu liderazgo. Sólo necesitas volcar la valentía, curiosidad e iniciativa, que siempre has tenido, hacia un nuevo medio. Cuando lo pruebes, no lo dejarás: comprobarás el gran potencial que te aporta como profesional y las grandes oportunidades para tu compañía.

¡Adelante!

Mireia Ranera

Me gustaría compartir con todos algunas experiencias y lecciones aprendidas ayudando a organizaciones en el lanzamiento e implantación de Redes Sociales Internas para los empleados.

Sin antes plantear: ¿Para qué sirven las redes sociales corporativas?

- Potencian el networking y la colaboración entre empleados a través de unidades y equipos geográficamente dispersos.

- Permiten que fluya y se comparta el conocimiento con mayor rapidez y eficiencia.

- Crean valor en la organización y mejoran los resultados de negocio.

¿Qué lecciones he aprendido?

1.- El papel de la Dirección.

Fundamental contar con el apoyo y convencimiento no sólo de la Dirección General sino también de los Directores Funcionales y que todos se vean como parte integrante del plan. Hay que lograr su convencimiento y participación. Es imposible hacer un plan efectivo si los líderes no son conscientes de su rol y del importante valor que con su entusiasta adopción, ejemplo, influencia, dedicación y compromiso aportan al proyecto.

Será preciso comunicar desde arriba los objetivos que la organización espera lograr con la adopción de la Red Interna, y sistemáticamente compartir los hitos, logros y avances, influir con el ejemplo e incentivar las actitudes favorables al proceso de implantación.

2.- Aliarse con IT y con CIO (Gestión del Conocimiento)

Estos departamentos se sienten amenazados con estas iniciativas, tienen la presión de la gente joven y el Business Management. Antes, las herramientas surgían desde sus áreas, pero ahora, hay plataformas externas más potentes y más flexibles. Ahora los empleados buscan en las herramientas internas la interactividad y facilidad que encuentran en las redes abiertas. Hay que aliarse con ellos, de lo contrario tendremos a alguien en el comité del proyecto en contra. Pueden participar, parametrizar….. , tienen una visión real y pueden ayudarnos mucho en todo el proyecto y en el posicionamiento de la red interna.

3.- Objetivo.

Muchos son los beneficios y retornos del uso de una red interna en las organizaciones, pero ante todo es fundamental definir un objetivo concreto y claro, evitando ambigüedades. Además la Red Interna deberá tener un Posicionamiento definido y un beneficio concreto para los empleados: ¿qué problema tenemos, qué podemos resolver, qué queremos mejorar, en qué nos va ayudar…?.

4.- Plataformas.

El mercado ofrece una gran diversidad de software para redes internas y trabajo colaborativo, en apariencia muy similares y con los mismos objetivos, pero muy diferentes en cuanto a prestaciones, usabilidad, seguridad, funciones… La colaboración en red va más allá de la tecnología, es un cambio organizacional y no tecnológico, pero a pesar de ello, la elección de la plataforma es fundamental y tiene que basarse en las necesidades específicas de sus miembros y en los objetivos concretos del proyecto.

Existen potentes softwares especializados para gestión documental, que ahora ofrecen aplicaciones sociales. Lógicamente la tendencia en las empresas es querer unificar herramientas, sin caer en la importancia de que el software que ahora se necesita tiene que ser específico y especializado en la parte social y en la gestión de la comunicación. Si no priorizamos este objetivo social a la hora de elegir la mejor plataforma, será difícil conseguir que los usuarios participen y generen contenido, y habremos malgastado nuestro presupuesto. Es mejor utilizar para cada tema un software especializado y unir visualmente para el usuario todas las herramientas de la empresa.

5.- Conocer el perfil de usuarios.

A veces se quiere lanzar el proyecto con una idea pero la realidad de los empleados, su problemática o necesidades es muy distinta. Será imprescindible investigar el perfil de los futuros usuarios, su grado de experiencia en el uso de las redes sociales, sus escenarios y horarios de uso (despacho, casa, smartphones), sus hábitos de compartir información, de relación, de ocupación, detectar frenos… Sólo así podremos definir el mejor posicionamiento para el lanzamiento y la propuesta de valor para los empleados.

6.- Líderes inspiradores.

La mejor manera para guiar, animar y dinamizar la implantación de la nueva herramienta es hacerlo de la mano de los propios compañeros. Seleccionando dentro de la organización a líderes de opinión, personas que independientemente de su cargo influyen, arrastran y son más abiertos a las nuevas tecnologías. Profesionales entusiastas con el proyecto, a los que involucraremos en la campaña de lanzamiento, formaremos y nos ayudarán a animar con acciones al resto de participantes. Miembros comprometidos que en un futuro, podrían convertirse en los futuros “community managers” de la red social interna para mantener viva la comunidad.

7.- Grupos.

Las posibilidades que ofrecen las plataformas para crear grupos son inmensas. Es aconsejable empezar con grupos piloto, comunidades o grupos reducidos para un proyecto o colectivo concreto. Los grupos globales de todos, son los que menos se usan, acaban siendo más la intranet o repositorio de documentos. Trabajar con grupos paralelos proporciona un mejor retorno de la experiencia,  ayuda a ver cómo funcionan los diferentes grupos y a tener un mayor conocimiento de cómo escalar con nuevos. Se tiende a pedir grupos locales, pero es mejor dejar los transversales y esperar al final de la experiencia, de lo contrario hay menos masa crítica, menos actividad y se pierde el objetivo.

8.- Nombre.

Si se da un nombre a la Red Interna es recomendable que sea lo más genérico posible, para ir añadiendo grupos, proyectos y objetivos sin problemas. Ofrece más posibilidades para el futuro, tanto para la propia red interna, como si se amplia con grupos para miembros externos: proveedores, colaboradores, partners, clientes, etc…

9.- Tiempos.

Frenar el afán por arrancar. Es importante planificar bien el lanzamiento y todas las fases de implementación y adaptación, pero sobre todo, dar tiempo para que los equipos asimilen y se habitúen a la herramienta, a su uso y posibilidades. Dejar que se integre poco a poco el diálogo y la colaboración abierta entre las diferentes unidades/departamentos/ países… gracias al nuevo canal de comunicación. Que se convierta en algo natural y no forzado, donde cada miembro descubra sus beneficios y utilidad.

10.- Medir.

Fijar objetivos a corto, medio y a largo plazo, cualitativos y cuantitativos y determinar los KPI’s que vamos a medir y su prioridad. Es fundamental para el seguimiento y control de la implantación y para el análisis de la consecución de los objetivos.

En la fase del lanzamiento e implementación, con métricas relacionadas con la creación de la comunidad: nivel de participación, confianza, expresión, intercambio, aportación… Más adelante con métricas en función de los objetivos a lograr: por proyectos, equipos de trabajo, grupos… Y a largo plazo, es muy conveniente valorar la influencia de la implantación del proyecto con otros indicadores de gestión que nos interesen, tanto relacionados con los empleados: rotación de la plantilla, clima laboral, satisfacción del empleado… como otros relacionados con el negocio: resultados, participación de mercado…

Muchas empresas ya han apostado por integrar Redes Sociales Internas en sus organizaciones. Y lo más alentador es que ya hay estudios como el recientemente publicado por McKinsey “The rise of networked Enterprise: web 2.0 finds its payday”, (http://bit.ly/hFxZn8) que muestra de forma cuantitativa las mejoras en procesos operacionales y de negocio de más de 2.000 organizaciones que ya han desarrollado proyectos de Redes Sociales Internas.

Mireia Ranera